編輯/李佳旻
在你的工作過程中，可能大半時間都在開會，而會議總是耗費你的時間與精力？大部份的會議都沒有議程，沒有事先好好規劃，讓所有人都不喜歡開會。讓知名作家Stephanie Vozza教你，如何更有效率地執行會議，不再想到開會就頭痛。
1.將會議中想完成的事排進議程
首先，你必須想好開會的目的。Stephanie Vozza引用MIT史隆管理學院(MIT Sloan School of Management)講師Neal Hartman的建議，你得把準備議程這件事想得更重要，事先規劃主要討論、投票項目。這將會使你的會議，更加順利地進行。
2.確定誰應該參與會議
知道應該做什麼事之後，就該確定誰應該、或誰適合來做這些事，也就是你該邀請誰來參與會議。別因為怕漏掉誰，而邀請了太多不需要參加的人。考慮清楚誰該、誰不該參加，這樣不僅替他們省時間，也是替你省時間。
3.分配每個項目應花費的時間
限制時間除了可以讓你好好事先準備，還可以幫助會議不離題。有了時間規劃，你可以考慮在安排好的時間內，你們還可以討論多少細節。會議進行時，也該確保你們談論的議題，跟會議裡的人都有相關，且包含在你最初列的議程裡，才不會浪費大家的時間。
4.提前寄出議程
確保提前寄出的議程，能讓參與會議的人有充分時間看完，別在15分鐘前才匆忙交給他們。但也別太早寄出，以致大家丟了或忘了內容，一天或兩天前會是個不錯的選擇。如果參與的人都對會議事先有所瞭解，那麼討論也將更有效率地進行。
5.按議程來執行會議
你可以指派某個參與會議的人來計時。如果原本規劃討論某個議題的時間不夠用，你可以用投票的方式，決定要不要多花5分鐘來完成，或要留到之後再來討論。雖然要按議程執行會議，但也不必太過死板。
6.會議後將議程再利用
一份好的議程，可以在日後被當成大綱、記錄 。看著它可以提醒你，哪些事情可能還要深入瞭解，又有哪些項目大家的意見不一致，需要深入討論。或是誰、哪個部門，負責哪些項目。這些資訊，如果都可以在你的議程上一目瞭然，那麼你花時間規劃的議程將更有價值。
文章出處: fastcompany 圖片來源:mdgovpics
【社區互聯網註解】以上文章僅是開會的簡要提示，欲知精闢要領請報名參加「物管人員(含總幹事)精進班」。
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