克里姆林宮裡正舉行一場會議，俄羅斯總統佛拉迪米爾‧普丁（Vladimir Putin）坐在一張大桌子的一頭，面無表情，以單調的聲音長篇大論著。
30分鐘過去，接著又是30分鐘。
普丁講話時不准眾人發問或者插嘴，最後他總共說了超過一個半小時。唯有在他如此考驗過來賓的耐心之後，與會者才可以交換意見。
要是這樣的場景出現在你的公司會議裡，你大概會失去耐性吧。
除了冗長的開會時間，是否在會議上也遇過：廢話連篇的同僚享受著自己的滔滔不絕；遲到的傢伙提了剛剛已經有人問過，而且解答過的問題；忘記關掉手機鈴聲；還有總是把別人的意見批評得體無完膚，自己卻從不提解決辦法的痞子。這一切實在令人惱怒啊！
你並不寂寞，有個研究表示，辦公室的員工平均每週要花4小時開會，並覺得一半以上的時間都白白浪費掉。另一項研究則發現「太多會要開」是辦公室生產力不彰最主要的原因。
開會沒效率的痛苦不僅僅在企業發生，美國白宮也存在著這個問題。唯一兩度出任國防部長、四位美國總統幕僚長、擔任兩家500大財星企業執行長的傳奇人物唐納德‧倫斯斐（Donald Rumsfeld）分享了他接觸過的領袖是如何進行會議。
1.不跟你囉嗦的前英國首相柴契爾夫人（Margaret Thatcher）
圖片來源 \ CC Licensed by Chris Collins via Wikipedia
柴契爾夫人不喜歡囉嗦，也不愛聽其他人浪費唇舌，聽他說話無需費盡心思尋找線索，相反的，這位任期甚長的英國領袖說話喜歡開門見山，直指需要討論的核心問題，討厭纏纏繞繞的浪費時間。
倫斯斐就柴契爾夫人的開會方式指出，身為組織領導人，要召開有效率的會議，除了不要廢話外，還要在開會前先確定你有事要傳達，或者需要在團體的環境下學習。
開會必須要有目標，如果能事先傳閱議程會有幫助。開始討論時先提醒與會者議程的安排，然後簡略陳述你要在預定時間內討論的事項。
如果這個會議純屬資訊的告知，沒有多少你來我往的討論，那麼很可能用備忘錄或e-mail的方式傳達資訊就夠了，減少打擾員工工作的會議。
有時，會議上的人明顯沒有做好開會的準備。倫斯斐有幾次會突然結束會議，並告訴與會者：我們該等到人人都有時間做好準備之後再繼續。通常大家對這舉動的反應都是十分吃驚。
在他的經驗裡，即使會議已經很明顯是浪費時間，有些人還是不會結束它，而是坐在那裡，任它經歷漫長的歷程，痛苦地自然了結。大部分的人都很忙碌，要應付這些毫無意義的會議，倒不如立刻結束，去做些更有用的事。
2.喜歡廣納意見的理查‧尼克森（Richard M. Nixon）
圖片來源 \ U.S. National Archives and Records Administration via Wikipedia
尼克森總統不喜歡開會。但他能有效運用會議。或許因為他謹慎的個性，在較大的團體中，他會小心發言，尤其是對他並不熟悉的人。
因此，在人數眾多的會議中會有一種拘泥感，甚至有些尷尬。但在較小的團體裡，與他所喜歡、信任的人同處，他就會放下身段，樂於交換意見。
這些時候，他喜歡在室內走來走去，一一點名，聽與會者要說的話，再做評論。他不在乎大家有不同的觀點，也能由他找來的高層菁英，所提出的反對意見中擷取精華。
3.講求紀律的小布希（George W. Bush）
圖片來源 \ United States Department of Defense via Wikipedia
雖然小布希總統的態度輕鬆愉快，但他講求紀律嚴明的開會文化。
他很準時（幾乎到了固執的地步）。他不拖泥帶水，而是很乾脆按議程一項項進行，讓每一位與會者都有機會提出自己的觀點，接著繼續往下進行。小布希不喜歡手機打斷會議，他凌厲的眼光足可教人不敢再犯。
會議準時開始和結束不只是基本的禮貌，也有其效率。如果與會者有20人，會議拖了15分鐘才開始，就意味著總共浪費了5個小時可以來從事生產的時間。不論會議的規模或目的是什麼，都該準時開始並結束。這是良好組織的表現，也是對其他人的尊重。
另外，倫斯斐指出，在會議上避免閒聊很重要。有時大家站著開會，就能達到目的。站著工作除了對健康有益外，在有人來討論事情時，也比較容易讓他們說完該說的就走，不致逗留不去。
（取材自《倫斯斐法則：統帥的智慧，美國傳奇前國防部長的14堂領導課》，寶鼎出版）
圖片來源 \ Reagan Library via Wikipedia
文章來源：經理人周刊
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