貼心服務

(採訪╱張琬聆　攝影╱范厚民)豪宅公共設施不斷進化，在豪宅服務的秘書當然也得持續精進！除了要細心提供從大廳櫃台到各項公設的服務，還要耐心面對豪宅主人的各種要求。業者表示，豪宅秘書已經不是坐在櫃檯打報表、接電話就好，「必須十八般武藝樣樣精通才可以！」

不同一般住宅的保全兼管家，門禁、收發信件或發布公告都由管理員1人搞定，豪宅多訴求飯店式分工服務，大廳櫃台通常由女性擔任秘書，提供更柔性、貼心的服務；秘書人數也朝客製化發展，可達3~4人不等。

接待比照飯店

東京都物業管理機構營推中心協理魏雅蘭表示，現在建商蓋豪宅，在建案規劃階段就須先與物業管理業者討論，會有哪些公共設施，將提供哪些服務，包括吧檯空間規劃與動線、是否有咖啡機、鬆餅機等設備，才知道未來要配置多少秘書人力。
最基本的櫃台接待，近期走向飯店式的服務風格。除基本行政庶務外，行政秘書要能記住所有住戶的長相與姓名，還要具備食衣住行娛樂的基本資訊，一旦住戶想知道哪裡有診所？上哪購物？去哪用餐？秘書都要能馬上提供解答。
伯克錸物業管理總經理蔣郁滌強調，行政秘書早已轉型，不單單站在櫃台，還要在大門迎接住戶、賓客，主動打招呼，見住戶購物回來手上大包小包，也要前往幫忙提重物；有客人來訪還要安排車位，下樓至停車場引導帶路，連搭乘電梯都須畢恭畢敬，幫忙按樓層燈號。

宴客規劃一手包辦

而會館秘書為豪宅獨有的服務，因豪宅公共設施豐富，須有專人負責預約、提供服務，如吧台區須有人提供餐點、飲品，所以秘書要有中餐執照、調酒技能，隨時滿足住戶餐飲需求。伯克錸物業管理便聘請3位廚師，對沒有廚師預算的豪宅社區，將烹飪好的簡餐冷凍送達，交由秘書解凍，同樣能提供住戶用餐的需求。
若住戶想在宴會廳宴客，只要掌握住戶的預算，秘書就能包辦規劃菜單、制定邀請卡、場地布置、挑選餐具、出菜動線、詢問賓客口味及座位安排等。
魏雅蘭透露，台中的豪宅住戶熱情大方，喜歡澎湃的菜色及大器的排場；台北的豪宅住戶則較低調，重視隱私，講究精緻，身為祕書就要懂得察言觀色，投其所好。
此外，也要牢記賓客的車款、車牌，預先與保全做好溝通，不會讓賓客遭受攔查，畢竟「豪宅主人的朋友通常也大有來頭，不可怠慢！」

秘書須引導訪客，協助按壓電梯，並鞠躬致意。

會館秘書送簡餐與飲品給點餐的住戶。

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女秘書心思細受青睞 起薪2.8~3.8萬

豪宅秘書不僅要懂行政與財務，還得會簡單烹飪。基層秘書依專業、語言能力及工作經驗的差異，起薪約2.8~3.8萬元，未來還可升遷當秘書長，及其他管理階級等職位。東京都物業管理機構營推中心協理魏雅蘭便提到，由於女性的服務較細緻，有愈來愈多社區經理人才鎖定為女性，目前秘書長一職的月薪逾5萬元，信義區豪宅秘書長甚至喊價月薪10萬元。
外語能力也很重要，魏雅蘭透露，如台北市中山區中山北路附近的豪宅，因有許多日本住戶，秘書要會講日文，到了士林區的天母，因多歐美籍住戶，所以要懂英文，此外，許多豪宅住戶不常在家，社區多交由外傭在打點，若語言能力不足，也無法與外傭做好溝通。

時時精進 面面俱到

從基層秘書熬出頭的伯克錸物業管理處經理陳家宥說，秘書是很多元的工作，且須面面俱到，除了要擁有基本的餐飲執照，財務管理能力也不能馬虎。她目前負責秘書調度、教育訓練的工作，及研發吧檯輕食、飲品，力求冬、夏季節飲品要有特色，每3個月還要變換菜單，才能滿足金字塔頂端住戶的需求。

【豪宅秘書的條件與待遇】

項目/內容
條件：
◎商科背景
◎餐飲證照
◎飯店觀光相關科系
˙特質：
◎抗壓性高
◎夠細心
◎懂得察言觀色
˙薪資：
◎起薪：2.8~3.8萬元
◎秘書長：5萬元起
˙升遷：秘書→秘書長→社區主任→社區副理╱會館副理→社區經理
資料來源：《蘋果》採訪整理 2014/2/14

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